nhiều người đang phải làm thông tin để gửi tặng một list lớn nhân sự trong doanh nghiệp và bạn đang loay hoay băn khoăn làm vắt nào thay thế cho bí quyết làm bằng tay rất mất thời gian, vô cùng nhàm chán. Bạn mong muốn có một chiến thuật để thực hiện các bước này một cách nhanh nhất, tối ưu nhất với tiết kiệm thời hạn nhất. Nhưng còn nếu như không đọc bài viết này, các bạn sẽ vẫn nên làm bởi phương pháp thủ công thôi. Để triển khai một thông tin hoặc một văn phiên bản có nội dung mang ý nghĩa chất cố định và thắt chặt và được nhờ cất hộ cho các người, thì bạn phải sử dụng chức năng trộn thư hay nói một cách khác là trộn văn bạn dạng trong ứng dụng microsoft word mà lại bạn thường dùng hàng ngày.

Bạn đang xem: Chuyển từ excel sang word 2010

nội dung bài viết này sẽ từng bước hướng dẫn bạn phương pháp trộn câu chữ văn bản có tính chất cố định và thắt chặt tới từng nhân sự có tài liệu được tổ chức trong file excel một phương pháp nhanh nhất sẽ giúp bạn giải quyết và xử lý bài toán không phải thực hiện một cách bằng tay thủ công như được trình bày ở trên.

Trộn thư (Mail Merge) là tác dụng hữu ích trong Microsoft Word, bản lĩnh này khiến cho bạn giảm thiểu thời hạn khi xử lý các dạng chèn danh sách vào một trong những mẫu cố định như: thư mời, thông báo, thư cảm ơn, phiếu điểm…

bài toán điển hình nổi bật được chỉ dẫn ở đó là tạo các thông báo trả lương chậm rì rì tới từng nhân viên trong công ty.

vậy nên để tiến hành trộn văn phiên bản (trộn thư) nhằm mục đích tạo thành thông báo cho toàn bộ nhân viên trong thời hạn nhanh nhất, ta sẽ triển khai làm tuần từ bỏ theo từng bước sau:

1. Cách 1: sẵn sàng file list nhân sự với file văn bản thông báo

bởi vậy để giải quyết và xử lý bài toán này bằng phương pháp trộn thư (trộn văn bản), ta phải lập một file word chứa cấu tạo và văn bản của thông báo trả chậm rì rì lương, file còn sót lại chứa list của toàn thể nhân sự trong công ty mà chúng ta cần tạo nên và gửi đến họ được tàng trữ dưới dạng tệp tin excel (xls hoặc xlsx). Chúng ta cũng có thể theo dõi mẫu mã hai file này theo như hình dưới đây:

*

Hình 1: chủng loại file Excel cất danh sách nhân viên trong công ty

*

Hình 2: chủng loại file Word chứa nội dung thông báo cần gửi mang lại nhân viên

 2. Bước 2: Sử dụng tính năng Mail Merger của word để bắt đầu trộn văn bản

Để triển khai bước này, chúng ta cần bảo vệ file excel cất danh sách nhân viên trong công ty đã được đóng, khi đó bạn mở file word chứa nội dung thông tin ra cùng kích chọn Mailings (1) => Start Mail Merge (2) => Letters (3). Bạn tiến hành tuần trường đoản cú theo các ô hình chữ nhật mầu đó được mô tả như hình minh họa dưới đây.

*

Hình 3: Bắt đầu trộn văn bản

3. Cách 3: lựa chọn file Excel chứa tài liệu danh sách nhân viên để làm cơ sở trộn văn bản

Ở cách này chúng ta chọn Select Recipients (4) => User Exittings List…(5). Bạn thực hiện tương trường đoản cú theo sản phẩm tự như hình minh họa bên dưới.

*

Hình 4: Chọn tệp tin Excel chứa list nhân viên

tiếp sau bạn chọn thư mục cất file Excel danh sách nhân viên công ty bạn, trong trường đúng theo này Uy để ngoài screen nên sẽ chọn Desktop (6) => Chọn tệp tin Excel cất danh sách nhân viên cấp dưới (7) => chọn Open. Thực hiện như hình dưới.

*

Hình 5: Chọn file Excel chứa danh sách nhân viên cấp dưới (tiếp)

tiếp theo sau một hành lang cửa số mới hiện ra, bạn chọn sheet chứa danh sách nhân viên cấp dưới trong doanh nghiệp bạn, ở chỗ này file Excel Uy tổ chức triển khai sheet 1 chứa list nhân viên, đề xuất ở hành lang cửa số này Uy chọn Sheet1$ như hình chữ nhật mầu đỏ số 9 sống hình dưới.

Xem thêm: Những Bản Nhạc Tiếng Anh Buồn Hay Nhất Cho Những Mối Tình Tan Vỡ

*

Hình 6: chọn File Excel chứa danh sách nhân viên cấp dưới (tiếp)

4. Bước 4: Chọn các dòng đề nghị lấy dữ liệu để chèn vào file word nội dung thông báo 

Ở bước này, các bạn chọn Edit Recipient List => vứt chọn các dòng đầu, chỉ chọn những dòng chứa dữ liệu cần chuyển vào file Word cơ mà thôi.

Trong cửa sổ mới mở ra, các bạn kích chọn vào các ô ứng với trang bị tự 11, 12 để hủy chọn bởi vì 2 dòng này đựng tiêu đề của bảng hoặc dữ liệu ngoài bảng mà chưa hẳn là tài liệu cần lấy để lấy vào thông báo. Dữ liệu lấy bắt đầu từ số đồ vật tự 1, chúng ta xem tương tự như như hình bên dưới.

 

*

Hình 7: Chọn những dòng nên lấy tài liệu để chèn vào file word ngôn từ thông báo

Bạn chú ý các thương hiệu cột được hiển thị ứng với các số máy tự mầu đỏ 13, 14, 15…các cột này khớp ứng với những cột trong bảng dữ liệu bên dưới ở mẫu vẽ trên – các cột này được call là “Trường dữ liệu“, thế thể: “DANH SÁCH NHÂN VIÊN” là tên cột “Stt”, F2 là tên gọi cột của “Họ và tên”, F3 là tên gọi cột của “Ngày tháng năm sinh”…Bạn ghi nhớ đặt tại bước tiếp theo bọn họ sẽ chèn dữ liệu vào tệp tin word từ bỏ tên những trường tài liệu này.

sau khi thực hiện nay xong, bạn chọn Ok nhằm hoàn thành.

5. Bước 5: Chèn trường dữ liệu từ tệp tin Excel vào ngôn từ file word

Ở bước này, các bạn đặt nhỏ trỏ loài chuột vào vị trí yêu cầu chèn ngôi trường dữ liệu tương xứng vào, trong việc này Uy thực hiện tuần tự như sau:

+ Đặt con trỏ vào trước từ bỏ “Số: ” (Số thông báo) => Kích chọn Insert Merge Field => lựa chọn DANH_SÁCH_NHÂN_VIÊN (Nó đó là cột số sản phẩm công nghệ tự vào bảng danh sách nhân viên đã được để ý ở trên).

+ Làm tương tự cho việc chèn tên nhân viên vào trước trường đoản cú “Kính gửi: Bạn ” => Kích chọn Insert Merge Field => chọn F2 (đây chính là cột Họ và tên);

+ Làm tương tự cho câu hỏi chèn Lý vì chưng trả lừ đừ lương vào trước trường đoản cú “Nêu nguyên nhân chậm lương:  ” => Kích chọn Insert Merge Field => chọn F8 (đây đó là cột Ghi chú trong bảng dữ liệu);

Bạn thực hiện tương tự như hình dưới:

*

Hình 8: Chèn trường tài liệu vào văn bản file word

6. Cách 6: Hiển thị tác dụng và dịch chuyển giữa các nhân sự để có thông báo tương ứng

Để hiển thị hiệu quả trộn thư (trộn văn bản) chúng ta đã làm ở quá trình trên, các bạn kích chuột vào biểu tượng Preview Result (20), khi đó thông báo sẽ hiển thị thông nội dung thông báo tới nhân sự thứ nhất trong danh sách. Để dịch chuyển giữa những nhân viên chúng ta kích con chuột vào biểu tượng có số đồ vật tự 21, 22 như hình dưới.

*

Đến đây các bạn hoàn toàn có thể in ấn với gửi cho nhân viên trong công ty bạn rồi!

các bạn hãy tải file thực hành về tại đây: File thực hành thực tế trộn văn bản – mật khẩu đăng nhập giải nén: chungcudatviet.net

bạn hãy theo dõi thường xuyên các nội dung bài viết trên chungcudatviet.net để tiếp cận bài viết hướng dẫn bạn cách thức trộn văn phiên bản và thân tặng cho nhân viên cấp dưới qua con đường mail mà không cần phải in phiên bản cứng và phát mang đến nhân viên.